Кратко ръководство за организиране на експедиция, сватба, пещерен курс, еднодневни прояви и всичко, за което тези съвети ще ви помогнат.
Организацията е важна или вместо увод
Разбирайте организацията като нужната подготовка, за да постигнете каквото и да било, т.е. първата стъпка и самото начало, но и идейната рамка, структурата и гръбнакът на, било то, проект, експедиция или обучение. Накратко, организацията е кой, какво и до кога ще го направи. Без организация много от заниманията ни, целите и поставените задачи са обречени на неуспех.
В спелеологията организацията пък става още по-важна. Характерът на пещернячеството, т.е. многодневни и технически сложни проучвания на отдалечени райони, често, с голям брой участници, създава нуждата от желязна организация! Тук всеки има роля, важни задачи и решителни срокове.
Най-лошият сценарий е да ни се наложи да решаваме организационни проблеми по време на реализацията. Демек, да се оправяме на дълбочина -500 м, в тесни и мокри меандри, с неща, които е трябвало да сме приготвили и предвидили от уюта на дивана вкъщи дни, седмици, а понякога и месеци преди проявата. На място ‘се оправяме’ и това също е неминуемо, но като организационно правило е да се подготвим за всичко, което успеем да предвидим с цел намаляване на ситуации, в които се ‘оправяме’ или импровизираме.
Времева рамка
За да е налице организация, нещата трябва да се случват предварително. Започнете отдалеч, такъв подход дава нужната преднина, нещата да се случват контролирано и да се избегне паника, хаос и напрежение в деня на проявата. Потенциалните участници също ще имат време да си помислят, да се решат и да организират останалия си живот около дадените дати. Също така, често ще зависим от други хора, трети лица, косвено забъркани в нашите планове, нещо да вземем от тях, нещо да ни кажат, нещо да ни направят, да ни върнат и т.н. Често не е реално, ефикасно, нито пък много морално да натоварваме такива хора с нашите идеи и молби от сорта на: ‘днеска ако можеш’, ‘веднага’, ‘е, то ние ше тръгваме’ и т.н. Ако знаеш, че ще ти трябва специфична машина за ходенето, вземи я една седмица предварително, така няма риск от това ‘Човекът’ да е отишъл на море, машината да е дадена на друг или машината на ‘Човека’ да е счупена.
Колко от далеч е нужно да започнем с планирането ще зависи от самата проява разбира се – еднодневен излет в позната пещера, пещерен курс, експедиция в нов район или проникване в дълбока пещера. Характерът на събитието е определящ, от днес за утре, до определяне на период една година предварително. Без значение, колко успешни сте били в точната преценка относно кога точно да започнете, вече сте направили много, а следващия път ще бъдете по-адекватни.
Къде?
Разберете къде точно отивате и се подгответе. Отново, без значение дали ви е за първи път в този район, пещера или държава, или пък го смятате за място, с което сте много наясно, подгответе се. Ако ви е сравнително ново или пък направо за първи път е ясно, че се изисква по-сериозен подход, ако сте свикнали обаче с мястото нещата вървят малко по инерция…
Взависимост от целта на проявата, различен тип подготовка, относно локацията, ще е нужна. Когато иде реч за типични цели под земята обаче (като картиране, проверяване на даден участък, катерене и т.н. ), просто вземете ламинирана или добре защитена карта със себе си. Самоувереността от познаването на обекта и района биха ви довели до куп възможни ситуации, в които се оказвате… неподготвени. Най-често това би било, че трябва да промените планираното място на работа и рязко, вече не знаете нищо. Картата не тежи, не пречи, напротив има много предимства, само трябва да я подготвите предварително. И помнете, че картата е полезна само, когато е с вас, т.е. ако сте я оставили в лагера, а в момента се намирате няколко отвеса и меандъра по-надолу от там, това че имате карта с нищо не ви помага.
Какво знаем?
Къде отиваме е само част от това какво можем да разберем за набелязаната цел. Разпитайте се и съберете колкото се може повече информация. Важни неща са:
- Район – подход към пещерата, отдалеченост, наличност на вода за пиене, кроки или карта на района/планината. Ако се касае за международна проява, то проверка за нужни документи и разрешителни трябва да се направи колкото се може по-скоро и то с достоверен източник, например, ние така почти организирахме експедиция в Черна Гора.
- Прогноза за времето – ако се отнася до вашия тип проява, проверете за обилни валежи от сняг и дъжд, температури и т.н.
- Обект – хоризонтален или вертикален характер, техническо описание, има ли вода или какво се случва при валежи на повърхността, температура, тип облекло нужно за проникване (кордура или PVC, сатко или неопрен), тесни или ключови участъци, карта.
Тук, нищо не е в повече и нито една случка, спомен или съвет не са излишни. Още повече така черпите от опита на другите, а тук всичко е полезно! Че как иначе, без опит на кой би му хрумнало да си носи черни чували за излизане през потенциален водопад!?
Какво да вземем?
За да можем да изпълним целите си и да не се издъним преди още да сме започнали не трябва да забравяме нищо от нужната ни екипировка. Според скромен провинциално-исторически преглед най-честата причина за ненаковани парапети и неизкатерени комини е забравена бургия. Забравени неща в комбинация с лоша преценка пък могат сериозно да повлияят на така нужната ни сигурност. А като добавим и комфорта и начина, по който липсата влияе на същия, става ясно колко неприятно е да си забравиш четката за зъби на бивак от 3-4 дни.
Ако имате достатъчно опит или пък сте оранизиран по природа нещата се случват лесно и без много зор, знаете точно какво ви трябва и по принцип нямате лоши спомени от забравени нещица.
Ако горенаведеното пък не се отнася за вас, започнете със списъци. Подредете нещата по логичните категории и помислете малко.
Например:
- Лична спелео екипировка – имате ли всичко за нормално и комфортно проникване в дадената пещера, за участие в тази експедиция и т.н.
- Лична бивачна и друга екипировка – имате ли нужния кат от сухи и топли дрехи и какво още сте взели. Ако ще спите в пещерата, ще успеете ли да вкарате и да изкарате всичко сухо или пък имате ли допълнителен бивачен инвентар навън?
- Храна – това е лесно, следвайте правилото „за да стигне трябва да остане“, а пък ако трябва и да остане на повърхността. Имате ли достатъчно газ и резервен примус, запалки?
- Общ инвентар – тук всъщност е предизвикателството! Какво да вземем, а да не прекалим? Предвид набелязаните цели ще трябва да помислите какво ви трябва, ясно е, че картиране и пускане на нови отвеси изискват коренно различна екипировка и инвентар. Ако не сте сигурни с тази задача, попитайте за помощ или просто някой да погледне списъка ви след като е готов.
- Първа помощ – често пренебрегвана, това е пакетът, който ни трябва винаги! Без значение дали е еднодневна разходка или няколкодневно, тежко проникване, просто го носете. Споделете с групата, че имате, все пак не е нужно да оборудвате болнично заведение, т.е. преценете колко е достатъчно.
- Нещо друго – старите кучета ще могат да ви дадат ценни съвети за какво още да се подготвите, а никога не бихте се сетили, т.е. питайте!
Участници
Кои са участниците? Според отговора на този въпрос ще зависи доколко реални са поставените цели, ще бъде ли потребно ръководство и управление на групата или нещата ще се водят от само себе си, доколо ефикасни ще бъдете и какво ще бъде нивото на сигурност. Важно е да заключите какво е нивото на групата и до колко са опитни. Тук предразсъдъкът ще ви е добър ортак. А ‘предразсъдък’ в случая можем да дефинираме като най-доброто ни предположение на базата на информацията, с която разполагаме.
Не забравяйте, че от добрата организация на всеки един от участниците ще зависи успехът на цялата проява. Един не разбрал за хидро торба, друг си е забравил душегубката, на трети резервни батерии не му трябват… на пети не му е студено и затова не си е предвидил дреха за подземния бивак и нещата отиват към Кербала проява.
Дори с желязна организация, но със слаб екип нещата ще се разпаднат преди да са започнали. Обратното обаче не е задължително, много пъти сме виждали железни екипи с лоша организация… и те успяват. С много псуване де, но успяват 🙂
Идеята е, че с добра организация можем да оптимизираме една не толкова опитна или пък стикована група, докато добра организация и добър екип са рецепта за страхотни резултати и песен проява.
Комуникация
За да избегнете проблеми с участниците, а и с много други неща, комуникация трЕбва! Спомнете си за ‘Времевата рамка’ и започнете отдалеч и ги запознайте с всичко, което вие знаете.
Често смятаме, че очевидното и производното от здрав разсъдък не трябва да се говори, още повече, ако сме пещерняци… да, да, ама не. Очевидното за всеки е различно, затова добре помислете дали всички знаят и разбират нещата по същия начин като вас и го споделете, обяснете и напомнете (хората забравят).
Представете плана, обяснете какво трябва да се вземе, къде се отива, какви са целите… И тогава – напомняне, оперативки, брифинги и обяснения. Във всеки етап от проявата всеки участник трябва да е наясно с какво се случва, какво следва и какво трябва да направи.
Опитайте с различни начини на комуникация, например:
- Е-mail – за комплексен и дългосрочен проект, чрез e-mail можете да обясните сложността на организацията пред вас, да изпращате файлове, препратки, снимки и т.н. Също така всичко остава документирано и участниците могат да проверят какво сте изпратили, представили или сте се разбрали месеци назад.
- Whatsapp, facebook, или viber група – просто е удобно; разликата от e-mail-а е, че тук могат да се разбират в по-краткосрочен план и на микро ниво, въпроси, недоумици и нещата, които се случват в хода на събитието, или пък имат нужда от разискване. Имайте предвид, че дискусии по важни организационни теми е добре да се избягват в подобно групи – не е ефикасно.
- Google spreadsheets – с много приложения, а в случая го третираме като списък, таблица, бюджет и то в реално време. С други думи, всеки може да добавя, коригира, коментира и т.н., а информацията да се обновява автоматично и всички, които имат достъп да виждат промените веднага.
- Срещи – в един момент среща с възможно най-голям брой участници е от препоръчителна до задължителна. Тук се отговаря на въпроси, обсъждат се идеи, решават се проблеми и т.н.
Използвайте и комбинирайте предложените начини на комуникация, както ви е удобно и според мащаба и идеята на проявата ви.
Делегиране
Сам пещерняк, кучета го яли… не става. Група трябва! А когато има група има достатъчно хора, за да се разпределят задачи. Не се притеснявайте и се обърнете към участниците (а ако ходите заедно по такива места, то това са доста добри приятели) всеки като се заеме с малка част от задачите и организацията олеква. Сроковете пък са датите, които ни помагат да сме сигурни, че се движим по график. Храна, екипировка и събиране на информация са само пример за това как могат да се разпределят задачките. Е, цаката е всеки да си свърши задачката, де. : )
Мониторинг
За да бъде проявата успешна, то някой трябва да следи зорко, затова задачите да се случват и то в планирания ред и според посочените срокове. Всяка организация може да си позволи отклонения от първоначалния план, всъщност, може да си позволи повече такива… или просто да си кажем ‘абе айде, какво пък толкова’ и да се отпуснем малко. Това е моментът, когато план и осъществяване трябва да се припокрият, иначе…това, което сме решили да правим просто няма да се случи… нема да стане.
Изкуство е да знаеш, да можеш да прецениш, или да усетиш, колко и какви отклонения първоначалния план може да понесе, а нещата да се случат, участниците да са доволни и резултатите да са налице.
Някои хора имат нюх и могат да припознаят началото на края. Някои от тези някои, умело могат да спрат каруцата да се обърне и въпреки всичко целите да се постигнат. Е, най-добре е да не се стига до там де, но все пак, ако се дойде до това, реагирайте на време и се върнете към началните ви решения, идеи и договори. Всичко вече е набелязано и организирано просто трябва да се направи.
Не прекалявайте
Както с много други неща, така и с организацията може да се прекали, е не прекалявайте. Ако вложите прекалено много време и усилия в срещи, таблици, проверки, събиране на информация, и т.н. нито време, нито сила ще ви останат да постигнете това, което сте решили. Подобно на теоретиците, рискът всичко да остане в зародиш и само на маса е съществен. Мислете за организацията като за идея, която ще ви води и помага в постигането на целите ви, но не е самата цел в никакъв случай.
Е, и… успели ли сте?
Как ще познаете, че сте успели? И за това има различни версии на реалността, но ето един примерен тест:
- Изпълнили сте поставените си задачи в реален срок?
- Доволни ли са участниците по време на проекта, а и след него?
- Успели ли сте да се справите с всички издънки и проблеми?
- Искате ли да се заемете пак с подобна организация?
Ако на въпросите по-горе можете да отговорите с ‘ДА’, то сте имали рядко успешна проява, която ще тласне всички участници в нещо още по-интересно, още по-вълнуващо!
Лидерът
Поздравления, ако сте се заели с такава организация, то вече сте водач на една сериозна проява! Важно е да сте наясно, че вие сте водачът тук, без значение дали се чувствате така или не, вие сте отговорен за това какво ще се случи и дали ще се случи изобщо. Вие сте главното действащо лице и всички вас гледат, вас питат… и чакат. Чакат да им кажете какво, къде, кога и т.н.
Ще трябва да помислите за доста неща… Например:
- Какви са целите и как искате да ги постигнете?
- Как да обедините участниците и да осигурите ефикасност, но и добра атмосфера сред тях?
- Кой и какво може да направи, кой и с какво не трябва да се заема и т.н.
- С какво разполагате и какво ви е нужно, къде можете да го намерите, как можете да го набавите?
- Какви са рисковете и от какво естество са, как да ги избегнете или минимизирате?
- Кои са препятствията или очакваните най-критични моменти от организацията?
Всъщност целият този материал и за какво трябва да помислите са в редовете по-горе!
Успех с идеите и поставените цели, това е една далеч нелесна задача, но пък може и да ви хареса. : )
Какво следва или как да започнем?
За да се случват нещата, идеите трябва да се вербализират, да се споделят… говорете това, за което си мислите, обяснявайте как си представяте, че може да се случи, раздувайте за това как е било в предишни прояви, обсъждайте възможните проблеми и техните решения. Приказвайте – на по бира, в трамвая или висящи на закрепване. Вашите идеи и визии ще намерят добра почва, е не всички де, но когато това се случи ще разберете. За организацията в пещерното дело трябват хора, приятели, с които да се захванете с една идея и да я осъществите, а добрата организация ще ви помогне да го направите.
Текст: Цветан Костурков
Списък, който може да ви помогне с организирането, може да видите тук: